Patronii și contabilii cunosc, de obicei, obligațiile fiscale ale firmei. Angajatul care operează zilnic o casă de marcat are însă și el responsabilități legale proprii, separate de cele ale angajatorului. Sancțiunile pot cădea direct asupra lui, nu doar asupra societății, și acest lucru este rar explicat înainte de angajare.
Ce obligații are casierul conform legii?
Casierul trebuie să emită bon fiscal pentru fiecare tranzacție cu numerar sau cu cardul, fără excepție. El trebuie să înmâneze bonul clientului după tipărire, nu doar să îl printeze și să îl lase pe tejghea. Casierul trebuie să efectueze raportul Z la sfârșitul fiecărei zile de lucru sau la închiderea schimbului. Anularea sau modificarea unei tranzacții se face doar cu temei legal și cu documentație scrisă.
Un inspector ANAF care constată la control că bonul nu a fost emis sau nu a fost predat clientului poate sancționa direct angajatul care a operat echipamentul. Amenda lui este distinctă de sancțiunea aplicată firmei.
Ce nu are voie să facă casierul?
Patronul sau managerul poate cere uneori angajatului să nu emită bon pentru anumite tranzacții, să anuleze operațiuni fără justificare sau să modifice rapoartele zilnice. Aceste cerințe sunt ilegale, indiferent de cine le formulează.
Angajatul care le execută nu este protejat de faptul că a acționat la instrucțiunea șefului. El răspunde personal pentru modul în care a operat casa de marcat în timpul schimbului său.
Ce trebuie să știe un angajat înainte să înceapă lucrul la casa de marcat?
Orice angajat nou la un punct de vânzare trebuie să știe cum se emite corect un bon fiscal, cum se efectuează și se arhivează raportul Z, cum se corectează legal o eroare de operare și ce poate face dacă i se cer acțiuni ilegale de către angajator.
Inspectorii ANAF nu acceptă necunoașterea procedurii ca scuză. Ei verifică modul concret în care angajatul a operat casa de marcat, nu doar dacă echipamentul există și este fiscalizat.
Cine plătește în caz de control?
Firma răspunde pentru deținerea echipamentului, pentru fiscalizare, pentru conectarea la ANAF și pentru configurarea produselor în sistem. Angajatul răspunde pentru ce face zilnic la casa de marcat: dacă a emis bonul, dacă l-a înmânat clientului, dacă a făcut raportul Z și dacă nu a modificat date fără temei.
Inspectorii pot sancționa ambele părți în urma aceluiași control. Un angajat informat este, până la urmă, și un risc mai mic pentru firma ta.
Ce poți face concret ca lucrurile să meargă fără probleme?
Toți cei care folosesc casa de marcat zilnic trebuie să cunoască obligațiile de bază, nu doar să le execute mecanic. Un angajat care înțelege de ce emite bonul, de ce face raportul Z și ce riscă dacă sare peste acești pași va face mai puține greșeli și va refuza mai ușor instrucțiunile incorecte. Instruirea nu trebuie să fie formală sau lungă. Câteva ore dedicate explicării procedurilor corecte, făcute la angajare sau la schimbarea echipamentului, pot preveni amenzi care ajung la mii de lei.
Pentru ca totul să funcționeze fără probleme, asigură-te că tot cei care folosesc casa de marcat sunt informați. În plus, calitatea aparaturii fiscale contează și ea la fel de mult. Cria Soft Solutions este un distribuitor autorizat de aparatură fiscală cu experiență de peste 10 ani. Echipa lor oferă suport tehnic după instalare și poate răspunde la întrebările care apar în activitatea zilnică, inclusiv cele legate de instruirea personalului.
