Primul client a spus da, a cerut factură și acum stai cu un dosar gol în față. Lista de acte necesare PFA pare stufoasă la prima vedere, dar în realitate se reduce la cinci-șase hârtii, dintre care jumătate le ai deja în sertar. Ce complică lucrurile nu e numărul documentelor, ci deciziile pe care trebuie să le iei înainte să le depui: ce coduri CAEN alegi, unde îți stabilești sediul profesional și cum vrei să fii impozitat.
Traseul complet, de la strângerea hârtiilor până la certificatul de înregistrare în mână, durează în mod obișnuit între trei și zece zile lucrătoare. Depinde mult de cât de bine ai pregătit dosarul de la început.
Ce înseamnă, de fapt, o persoană fizică autorizată
PFA-ul este forma juridică cea mai simplă prin care o persoană poate desfășura activitate economică pe cont propriu. Nu are personalitate juridică distinctă de a ta, ceea ce înseamnă că răspunzi cu patrimoniul de afectațiune declarat și, în anumite situații, cu bunurile personale. Această trăsătură îl face potrivit pentru freelanceri, consultanți, meseriași și traineri, dar mai puțin confortabil pentru afaceri care implică datorii mari sau riscuri contractuale serioase.
Spre deosebire de un SRL, PFA-ul nu are obligația de a ține contabilitate în partidă dublă. Evidența se face în partidă simplă, iar în multe cazuri o poți gestiona singur, cu un registru și un tabel bine ținut. Costurile de întreținere sunt sensibil mai mici, iar banii încasați îți aparțin direct, fără să treci prin dividende sau salariu.
Există și o limitare importantă: un PFA poate avea maximum cinci coduri CAEN și poate angaja cel mult trei persoane. Dacă planurile tale depășesc acest cadru, discuția se mută către SRL încă de la început.
Actele necesare PFA: dosarul de bază
La Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă tribunalul din județul unde ai sediul profesional depui un dosar care conține, în structura lui minimală:
- Cererea de înregistrare — formularul tipizat, disponibil pe portalul Registrului Comerțului, completat cu datele tale, forma juridică aleasă și activitățile pe care vrei să le desfășori.
- Cartea de identitate în copie, iar la ghișeu se prezintă și originalul pentru conformitate.
- Cererea de verificare disponibilitate și rezervare firmă — numele va fi de forma „Nume Prenume Persoană Fizică Autorizată”, iar rezervarea este valabilă o perioadă limitată.
- Declarația pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare din punct de vedere sanitar, sanitar-veterinar, al protecției mediului și al protecției muncii. Se dă pe formular tipizat, model 1 sau model 2, în funcție de unde se desfășoară activitatea.
- Documentele care atestă sediul profesional — contractul de proprietate, contractul de închiriere sau comodat, împreună cu extrasul de carte funciară.
- Specimenul de semnătură, dat în fața funcționarului sau autentificat notarial.
La acestea se adaugă, după caz, documentele de calificare și acordul vecinilor. Taxele de registru sunt modice, iar publicarea în Monitorul Oficial nu se aplică în cazul persoanelor fizice autorizate.
Dovada sediului profesional și acordul asociației de proprietari
Sediul profesional este adresa la care ești înregistrat fiscal și unde primești corespondența oficială. Cei mai mulți freelanceri îl declară la domiciliu, ceea ce este perfect legal, cu două condiții.
Prima: trebuie să ai un titlu asupra spațiului. Dacă locuința e a ta, extrasul de carte funciară rezolvă problema. Dacă stai în chirie, ai nevoie de acordul scris al proprietarului și de contractul de închiriere care menționează explicit posibilitatea stabilirii sediului. Dacă locuiești la părinți sau la un apropiat, se folosește un contract de comodat, gratuit, încheiat în formă scrisă.
A doua: dacă apartamentul se află într-un bloc, îți trebuie acordul asociației de proprietari și acordul vecinilor direct afectați — cei cu pereți, tavan sau podea comună. Regula nu este o formalitate inventată de funcționari; ea protejează liniștea locatarilor. În practică, dacă activitatea ta se desfășoară exclusiv pe laptop, fără flux de clienți și fără zgomot, se poate depune o declarație prin care confirmi că la sediu nu se desfășoară efectiv activitate. În acest caz, acordul vecinilor nu mai este cerut.
Sediu profesional versus punct de lucru
Confuzia dintre cele două este una dintre cele mai frecvente. Sediul profesional este adresa administrativă, unică. Punctul de lucru este locul fizic unde se desfășoară efectiv activitatea și se declară separat, atunci când există. Un fotograf care are studio într-un spațiu comercial are sediul profesional acasă și punctul de lucru în studio. Dacă lucrezi la clienți sau de la distanță, punctul de lucru pur și simplu nu apare în dosar.
Codurile CAEN: alegerea care îți limitează sau îți deschide activitatea
Codul CAEN descrie activitatea economică pe care o vei factura. Practic, dacă serviciul prestat nu se încadrează în niciunul dintre codurile autorizate, factura respectivă devine problematică la un control. De aceea alegerea lor merită o oră de gândire, nu cinci minute.
Greșeala tipică este alegerea unui cod prea îngust. Un om care face site-uri își trece doar 6201, apoi începe să vândă și consultanță de marketing, apoi ține și un curs. Fiecare dintre aceste activități are cod propriu. Pentru că PFA-ul permite până la cinci coduri, este rezonabil să acoperi din start și direcțiile adiacente pe care le anticipezi în următorii ani.
Un cod se declară, dar autorizarea lui se face separat, prin declarația pe propria răspundere. Codurile pot fi autorizate „la sediu”, „în afara sediului” sau pot rămâne doar declarate, fără autorizare. Un cod declarat, dar neautorizat, nu îți permite să facturezi pe el. Verifică bifele din declarație înainte să depui dosarul.
Când sunt cerute diplome, atestate sau certificate
Nu orice activitate se poate autoriza doar pe baza cererii. Legea cere dovada pregătirii sau a experienței profesionale pentru activitățile reglementate. Intră aici, printre altele, contabilitatea, arhitectura, activitățile medicale și paramedicale, instalațiile electrice și de gaz, transportul, activitățile de pază, cosmetica și frizeria, precum și o parte din serviciile de instruire.
Dovada se face prin diplomă de studii, certificat de calificare emis de un furnizor autorizat, atestat profesional sau adeverință de vechime din care rezultă experiența în domeniu. Pentru profesiile cu ordine profesionale — arhitecți, experți contabili, medici — este necesară și autorizația emisă de organismul respectiv, iar înregistrarea la registru se face abia după obținerea ei.
Pentru activitățile nereglementate, cum sunt programarea, copywritingul, designul grafic sau traducerile de uz general, nu ți se cere nicio diplomă. Poți autoriza codul chiar dacă ești autodidact.
Sistem real sau normă de venit
Odată înregistrat, alegi modul în care vei fi impozitat. Sunt două regimuri, iar diferența dintre ele se resimte direct în bani.
| Criteriu | Sistem real | Normă de venit |
|---|---|---|
| Baza de impozitare | Venit încasat minus cheltuieli deductibile | Sumă fixă stabilită anual pe județ și activitate |
| Evidența contabilă | Registru de evidență fiscală, registru-jurnal de încasări și plăți | Simplificată, fără urmărirea cheltuielilor |
| Cine îl folosește | Cei cu cheltuieli mari sau activități fără normă stabilită | Meserii tradiționale cu normă publicată, venituri sub plafon |
| Avantaj principal | Deduci echipamente, chirie, combustibil, servicii | Impozit previzibil, birocrație redusă |
Norma de venit se aplică doar activităților pentru care direcțiile fiscale județene publică norme și doar sub un plafon anual de venituri. Peste acel plafon, trecerea la sistemul real devine obligatorie din anul următor. Un programator sau un consultant IT, de exemplu, nu are normă disponibilă și intră automat în sistem real.
Obligațiile care încep după ce primești certificatul
Înregistrarea nu e finalul, ci punctul de plecare. Din ziua în care ai certificatul, ai câteva obligații care se repetă:
- Registrul de evidență fiscală — se completează pentru fiecare an fiscal și se păstrează la sediul profesional. Pentru sistemul real se ține și registrul-jurnal de încasări și plăți.
- Declarația unică — se depune anual, prin SPV, și cuprinde atât venitul estimat, cât și cel realizat, împreună cu contribuțiile datorate.
- Contribuția la sănătate — se datorează raportat la plafoane exprimate în salarii minime brute pe economie. Sub primul plafon apar reguli speciale, iar peste el contribuția crește în trepte.
- Contribuția la pensie — devine obligatorie la depășirea plafonului de douăsprezece salarii minime și se calculează la un venit ales, cel puțin egal cu plafonul.
- Impozitul pe venit — cotă unică aplicată bazei rezultate din regimul ales.
La toate acestea se adaugă facturarea corectă, cu numerotare continuă, și urmărirea plafonului de TVA. Odată depășit, ai obligația de a te înregistra în scopuri de TVA într-un termen scurt, iar întârzierea aduce penalizări.
Capcanele care costă timp și bani
Dosarele se resping rareori pentru lipsa unui document exotic. Motivele sunt de obicei banale.
Extrasul de carte funciară expirat este primul pe listă — are o valabilitate limitată și mulți îl obțin cu săptămâni înainte de depunere. Urmează contractul de comodat fără dată certă acolo unde e cerută, declarația pe propria răspundere completată cu modelul greșit și lipsa acordului asociației în cazul apartamentelor.
O altă capcană apare mai târziu: PFA-ul rămâne activ chiar dacă nu facturezi nimic. Obligațiile declarative curg, iar dacă vrei o pauză, soluția corectă este suspendarea activității, nu ignorarea ei. Reactivarea se face tot printr-o cerere la registru și este mult mai simplă decât recuperarea unor ani de nedepuneri.
Verificarea listei de acte necesare PFA pe portalul oficial înainte de fiecare depunere rămâne cel mai ieftin mod de a evita o a doua drum la ghișeu. Formularele se actualizează, iar un model descărcat de pe un blog poate fi vechi de câțiva ani.
De la actele necesare PFA la prima factură: un traseu realist
Pentru cineva care lucrează pe cont propriu și are deja un client, ordinea firească este următoarea: stabilești sediul și strângi documentele de spațiu, alegi codurile CAEN și verifici dacă vreunul e reglementat, rezervi denumirea, completezi cererea și declarația, depui dosarul online sau la ghișeu.
După eliberarea certificatului, îți deschizi cont bancar pe PFA, îți activezi accesul în Spațiul Privat Virtual, îți alegi un sistem de facturare și depui declarația unică cu venitul estimat. Abia atunci emiți prima factură, cu conștiința curată că totul stă în picioare la orice verificare.
Un dosar bine gândit din prima economisește nu doar zilele de așteptare, ci și modificările ulterioare la registru, fiecare cu taxa și termenul ei.
Freelancerii care trec prin acest proces spun, aproape fără excepție, că partea grea nu a fost hârtia, ci obișnuința de a-și urmări singuri termenele. Odată intrat în ritm, PFA-ul devine o structură administrativă discretă, care cere câteva ore pe an și îți lasă restul timpului pentru munca propriu-zisă.
