Un dosar de mențiune poate fi depus la ghișeu, prin poștă sau curier ori online, la oricare oficiu al registrului comerțului. Nicio cale nu este potrivită în orice situație. Alegerea depinde de numărul semnatarilor și de locul în care se află, de actele cerute în original, de apropierea termenului de 15 zile și de complexitatea mențiunii.
Întrebarea se pune mai ales pentru administratorii aflați departe de oficiu și pentru firmele cu semnatari răspândiți în localități diferite. Comparația de mai jos pornește de la analiza publicată de Mențiune ONRC, site informativ al ADISAF SRL, independent de instituția ONRC, și ia fiecare cale după trei criterii: ce cere, ce riscuri are și pentru ce tip de dosar se potrivește.
Punctul comun: ce permite legea pentru toate cele trei căi
Legea nr. 265/2022 permite depunerea la ghișeu, prin poștă sau curier ori prin mijloace electronice. Cererea poate fi depusă personal sau prin împuternicit și, lucru mai puțin cunoscut, la oricare dintre oficiile registrului comerțului. Persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale și cele familiale fac excepție, ele depunând mențiunile la oficiul din raza sediului profesional.
Calea aleasă nu schimbă conținutul dosarului și nici termenul de 15 zile de la data actului. Schimbă doar logistica: cine semnează, unde, pe ce suport și cât durează până când actele ajung la registrator.
Online: fără drumuri, cu semnătură electronică pentru fiecare semnatar
Depunerea electronică cere două lucruri: semnătură electronică calificată și cont pe portalul ONRC. Detaliul care încurcă planurile este că fiecare persoană care semnează are nevoie de propria semnătură. Dacă hotărârea este semnată de trei asociați, nu ajunge ca administratorul să dețină un certificat digital.
Avantajul este limpede pentru cine se află departe: nu există drumuri, iar documentele emise de registru se comunică tot electronic. Limitele țin de coordonare și de tehnică. Semnatarii trebuie să semneze același set de fișiere, în forma finală, iar serviciile online pot avea probleme tehnice tocmai în ziua în care termenul se apropie de sfârșit. Calea se potrivește dosarelor în care toți semnatarii au deja semnătură calificată și o folosesc curent.
Ghișeul: contact direct, într-un program scurt
Ghișeele lucrează de luni până vineri, între 09:00 și 13:00. Ce oferă această cale se regăsește mai greu la celelalte două: contact direct cu personalul oficiului, confirmarea înregistrării și clarificări pe loc. Ghișeul se potrivește dosarelor cu multe documente originale, pe care solicitantul preferă să le predea personal. Prețul plătit este timpul, adică deplasarea și încadrarea într-un interval de patru ore pe zi.
O schimbare recentă privește plata. Din 15 octombrie 2026, casieriile ONRC și-au încetat activitatea, deci plata nu se mai face la casierie, ci prin portal, prin mandat poștal sau prin ordin de plată. Imaginea drumului unic, în care totul se rezolvă la același ghișeu, nu mai corespunde realității, iar modalitatea de plată se lămurește înainte de deplasare.
Curier sau poștă: fără deplasare, cu timpul de transport inclus
Trimiterea dosarului prin curier ori prin poștă nu cere nici drum la oficiu, nici semnătură electronică. Cere, în schimb, răbdare și o formalitate în plus: la dosar se atașează copia actului de identitate, certificată olograf „conform cu originalul”.
Riscul acestei căi este timpul de transport, care se adună la fiecare schimb de documente. La o amânare, termenul de remediere, de cel mult 15 zile calendaristice, curge și în timpul transportului. Actele corectate fac din nou drumul până la oficiu, iar zilele petrecute pe traseu se scad din cele acordate. Curierul se potrivește, de aceea, dosarelor simple, trimise cu rezervă de timp față de termen, de către semnatari care nu au semnătură electronică și se află departe de un oficiu.
Depunerea prin împuternicit
Oricare dintre cele trei căi poate fi folosită și printr-o altă persoană. Condiția este de formă: pentru semnarea cererii, legea cere procură autentică sau împuternicire avocațială. Un înscris redactat și semnat în firmă nu ține locul acestora. Varianta intră în discuție când reprezentantul legal lipsește mai mult timp ori când societatea preferă ca formalitățile să fie duse de altcineva. ADISAF, operatorul site-ului, poate pregăti și depune dosare la cerere, în colaborare cu un cabinet de avocat care elaborează documentația juridică.
Cinci întrebări care duc la alegere
Analiza propune ca decizia să fie luată după un set scurt de întrebări, puse înainte de strângerea semnăturilor:
- câți semnatari are dosarul și unde se află fiecare;
- ce acte se depun în original;
- cât de aproape este termenul de 15 zile;
- cât de complexă este mențiunea;
- ce înseamnă pentru firmă o amânare.
Răspunsurile înclină balanța fără a o hotărî automat. Semnatarii aflați în locuri diferite împing spre online, dacă au cu toții semnătură calificată, ori spre curier, dacă termenul o permite. Originalele numeroase și o mențiune complexă pledează pentru ghișeu, unde nelămuririle se limpezesc pe loc. Un termen aproape epuizat face riscant transportul, iar o firmă pentru care amânarea ar bloca un contract are motive să verifice dosarul de două ori, indiferent de cale.
Un instrument orientativ și o comparație fără câștigător
Pentru cei care vor un punct de plecare, comparatorul de metode de depunere de pe Mențiune ONRC dă o recomandare orientativă pe baza acestor criterii. Instrumentul rulează în browser și nu înlocuiește judecata celui care cunoaște dosarul. Argumentele pentru fiecare variantă sunt dezvoltate în analiza despre depunerea online sau la ghișeu, care indică și sursele oficiale folosite.
Comparația nu are un câștigător, fiindcă cele trei căi răspund unor nevoi diferite. Aceeași firmă poate depune online o mențiune simplă, semnată de administratorul unic, și poate merge la ghișeu cu un dosar stufos, cu originale și mai mulți asociați. Pe Mențiune ONRC, fiecare mențiune este descrisă cu actele și pașii ei, astfel încât alegerea căii să se facă după dosarul concret, nu după obișnuință.
